بوابة مخصّصة بُنيت من الصفر لصندوق الشارقة لاستدامة النشر. ثلاثة مسارات برامج، وطلب موجّه من خمس خطوات، ومسار مراجعة واحد، وطبقة إدارة عليا، تعمل جميعها عبر سبع وحدات متكاملة، باللغتين العربية والإنجليزية، على أجهزة سطح المكتب والهاتف المحمول.
متقدّم أُديرت طلباتهم عبر البوابة
وقت التقديم، بعد أن كان يصل إلى 3 أيام
فريق المراجعة، بالإنتاجية نفسها
تصل الطلبات عبر البريد الإلكتروني، وتبقى المستندات الداعمة مثل العروض التقديمية والرخص التجارية والملخّصات المالية متناثرة بين صناديق الوارد دون سجلّ واحد موحّد لكل متقدّم. وعلى المستوى الوطني، لا تزال العملية تعمل، لكن فقط بجهد يدوي يتزايد مع كل طلب جديد يصل.
لأن لكل مسار معاييره الخاصة، ومسار طلبه، ومسار مراجعته، ودورته الزمنية. تدير Onshur مسار Launch للناشرين الجدد، ومسار Scale للناشرين الراسخين، ومسار Disrupt للشركات الناشئة القائمة على التقنية، ولا يملك النموذج العام أي بنية تستوعب ثلاث مجموعات متمايزة من المتطلبات دون دمجها في مجموعة واحدة.
في هذا البرنامج، نحو ثلاثة أيام من التواصل المتبادل لكل طلب، يتولاها خمسة أعضاء من الفريق يتتبّعون الموافقات والرفض والمتابعات يدوياً. يُستهلك الوقت في التنسيق لا في التقييم، ويتكرّر ذلك بالكامل مع كل طلب يصل.
لأنه بدون ذلك، يتحوّل كل سؤال إلى رسالة إلى الفريق. لم يكن بإمكان الناشرين معرفة موقع طلباتهم، أو حفظ مسودّة، أو إعادة التقديم دون التواصل المباشر مع Onshur، ما جعل العبء الإداري للبرنامج يشمل الإجابة عن أسئلة كان ينبغي للنظام نفسه أن يجيب عنها.
لأن المجتمع الذي تخدمه يعمل باللغتين معاً، وأي تغطية جزئية تستبعد جزءاً منه. يجب أن يعمل كل نموذج وشاشة وإشعار بالعربية والإنجليزية، وهو ما يُعدّ متطلّباً في البناء نفسه لا مهمّة ترجمة تُضاف لاحقاً إلى منصّة جاهزة.
نعم. صمّمت Borders & Gates وبنت بوابة إدارة الطلبات والبرامج الخاصة بـ Onshur من الصفر، بحيث تغطّي دورة حياة البرنامج بالكامل عبر سبع وحدات متكاملة: الطلبات، والمراجعة، وتذاكر الدعم، وقاعدة المعرفة، والإشعارات، والمستخدمون والأدوار، وسجلّات النشاط.
تعمل مسارات Launch وScale وDisrupt كل منها بدورته الزمنية ومعاييره ومسار حالته الخاص ضمن منصّة واحدة. إعداد المسار مبني داخل النظام نفسه لا مُبرمَجاً بشكل ثابت، فيتم إعداد مسار برنامج جديد خلال نحو 20 دقيقة دون أي عمل تطويري.
خمس خطوات، تغطّي المعلومات الأساسية، والفريق، وتفاصيل المشروع، والبيانات المالية، ورفع المستندات، مع إمكانية حفظ المسودّة، لتحلّ محلّ نموذج طويل من ثماني خطوات. ويحصل المتقدّمون أيضاً على لوحة تحكّم شخصية تعرض الحالة الحيّة لكل طلب، والأخبار والتحديثات، والإجراءات السريعة.
لوحة تحكّم إدارية تعرض إحصاءات حيّة لكل مسار، وقائمة انتظار طلبات قابلة للتصفية، وشاشة مراجعة واحدة تضمّ خيارات الموافقة والرفض وطلب مزيد من المعلومات. وفوقها تقع طبقة إدارة عليا للمستخدمين والأدوار وإعدادات النظام وسجلّات النشاط وتنبيهات سلامة النظام، بحيث يُفصل التحكّم التشغيلي عن مراجعة البرنامج بحسب التصميم.
نعم. تعمل البوابة بالعربية والإنجليزية بتخطيطات معكوسة في كل شاشة، على أجهزة سطح المكتب والهاتف المحمول. وتذاكر الدعم وقاعدة المعرفة والإشعارات الموجّهة حسب المسار والحالة مبنية داخل المنصّة نفسها، بحيث يجري التواصل مع المتقدّمين داخل البوابة لا بمعزل عنها.
أُديرت طلبات أكثر من 3,000 متقدّم عبر البوابة، على أجهزة سطح المكتب والهاتف المحمول. ويعمل البرنامج الآن على مستوى وطني عبر نظام سجلّات واحد بدلاً من صناديق البريد وجداول البيانات.
انخفض وقت التقديم إلى نحو 8 دقائق، بعد أن كان يصل إلى ثلاثة أيام من تبادل الرسائل الإلكترونية. أصبح التقديم فورياً، ويرى المتقدّم الحالة الحيّة بعده مباشرة، فلم يعد التبادل الذي كان يشكّل جوهر العملية ضرورياً.
خلال نحو 20 دقيقة، بعد أن كان يستغرق 10 أيام. ولأن إعداد المسار هو إعداد ضمن النظام لا عملية بناء، يمكن للبرنامج فتح مسار جديد بالسرعة التي تقرّرها المبادرة نفسها، لا بسرعة التطوير.
أُعيد تحسين فريق المراجعة من خمسة أعضاء إلى عضوين. وتمرّ الموافقات والرفض والمتابعات عبر شاشة مراجعة واحدة بحالة حيّة لكل طلب، بحيث يستوعب مسار العمل نفسه جهد التنسيق الذي كان يتطلّب خمسة أشخاص.
أصبحت بوابة واحدة تغطّي كل مسار، مع تقديم فوري، وإمكانية حفظ المسودّة، وحالة حيّة يراها المتقدّم في أي وقت. ودُمجت ثماني خطوات في النموذج في خمس خطوات موجّهة، ولم يعد المتقدّمون بحاجة إلى التواصل مع الفريق لمعرفة موقعهم.
